maandag 8 februari 2016

Maak een overzichtelijke mappenstructuur op je pc voor al je schooldocumenten

Ongetwijfeld gebruik je je eigen pc of laptop om allerlei documenten voor je klas te maken: werkbladen, werkboekjes, digibordlessen, lesvoorbereidingen, briefjes aan de ouders, zelfgemaakte toetsen/proefwerken, agenda’s en notulen van allerlei vergaderingen en noem het allemaal maar op. Het is daarom handig om al die 'school'-documenten overzichtelijk op te slaan, c.q. te archiveren op jouw pc/laptop, een externe drive (back-up) en in de 'cloud' bij – bijvoorbeeld –  Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox of het Nederlandse STACK (gratis 1000GB). In deze blogpost een aantal handige tips om jouw 'school'-bestanden geordend en overzichtelijk op te slaan en toegankelijk te maken via al jouw devices.

Tip #1: Zet al je 'document'-bestanden op je harde schijf in 'DATA (D:)'

Afbeelding 1
Als je op je laptop of pc in 'Windows Verkenner' kijkt zie je daar met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid staan 'DATA (D:)'. Zie afbeelding 1.

'DATA (D:)' is standaard leeg. Het is erg handig om al jouw persoonlijke mappen en  bijbehorende bestanden in 'DATA (D:)' op te slaan. Standaard worden namelijk alle bestanden opgeslagen in 'OS (C:)'. Hier staan ook het besturingssysteem 'Windows' en al de software die je op je computer hebt geïnstalleerd.

Waarom en hoe je jouw persoonlijke mappen inclusief de bestanden in naar 'DATA (D:)' moet verplaatsen staat uitgebreid beschreven in het artikel 'Persoonlijke mappen en bestanden verplaatsen' op SchoonePC.nl.

Afbeelding 2

Controleer na het verplaatsen van je persoonlijke mappen wel of de bestanden van bijvoorbeeld de 'Microsoft Office'-applicaties die je gebruikt inderdaad worden opgeslagen in je mappen in 'DATA (D:)'. Zo niet, dan moet je bij de instellingen/opties van de betreffende software het goede pad opgeven.

Tip #2: Gebruik overal dezelfde mappenstructuur!


Om je bestanden geordend en overzichtelijk op te slaan, is het zaak een goede mappenstructuur te maken, te bedenken. Gebruik op jouw 'privé'-computer, jouw externe harde schijf, jouw 'school'-computer en de door jou gebruikte 'opslagdienst-in-de-cloud' altijd dezelfde mappenstructuur. Op die manier kun je jouw 'school'-bestanden snel terugvinden.

De mappenstructuur in deze blogpost is gefingeerd en dus een voorbeeld. Wellicht zul jij heel andere mappen maken/gebruiken, maar het gaat om het idee.

Waarom je 'school'-bestanden ook moet opslaan in de 'cloud'?

Je hoeft je 'school'-documenten niet meer via e-mail naar school te versturen of op een USB-stick te zetten om deze dan op je schoolcomputer te plaatsen. Gewoon inloggen bij jouw 'cloud'-dienst en klaar ben je! Overigens: Je hebt automatisch een back-up als je jouw 'school'-bestanden ook bij een 'dienst-in-de-cloud' parkeert.


Stap 1: De gewenste mappenstructuur maken in 'DATA (D:)

Op mijn laptop heb ik in 'DATA (D:)' de volgende mappen aangemaakt. Zie afbeelding 3:

Afbeelding 3
De mappen 'Afbeeldingen', 'Documenten', 'Downloads' en 'Video's' zijn voor privé gebruik. De map 'SCHOOL' heb ik in 'Windows Verkenner' aangemaakt om alle 'school'-documenten in op te slaan.

In de map 'SCHOOL' worden weer submappen gemaakt. Zie afbeelding 4:

Afbeelding 4

  • In de mappen 'Afbeeldingen t.b.v. lessen', 'Downloads t.b.v. lessen' en 'Video's t.b.v. lessen' bewaar je resp. afbeeldingen (foto’s) die je wilt gebruiken voor je (toekomstige) lessen; materiaal dat je hebt gedownload omdat je denkt dit te kunnen gebruiken voor enige les en (uitleg)filmpjes die je hebt gemaakt of hebt gedownload van het internet.
  • In de map 'Lessen in voorbereiding' bewaar je de lessen die in voorbereiding zijn c.q. die je aan het maken bent. Zodra een les klaar is, plaats je die in de map 'Lessen - Klaar'.
  • In de map 'Ouders - Brieven & Mededelingen' bewaar je de brieven en mededelingen aan ouders.
  • De mappen 'Vergaderingen - Agenda's' en 'Vergaderingen - Notulen' spreken - denk ik - voor zichzelf.
  • In de map 'Notities - Memo's' kun je allerlei notities, aantekeningen, 'school'-memo's e.d. bewaren.

Stap 2: De mappenstructuur in 'DATA (D:)' overzetten naar jouw 'cloud'-opslagdienst


Zowel Google Drive als Microsoft OneDrive als Dropbox en STACK hebben de mogelijkheid een applicatie (softwarepakketje) op je pc te installeren. Dat is uitermate handig: je kunt dan je 'school'-bestanden naar deze applicaties op je harde schijf kopiëren. De bestanden worden dan automatisch bij Google Drive, Microsoft OneDriveDropbox of STACK in de 'cloud' gezet (gesynchoniseerd).

Selecteer in 'DATA (D:)' de map 'SCHOOL' en kopieer die naar de applicatie van Google DriveMicrosoft OneDriveDropbox of STACK op je computer. In afbeelding 5 hieronder zie je een voorbeeld van Dropbox op de pc:

Afbeelding 5
Zodra je het bestand 'SCHOOL' in je Dropbox op je pc hebt geplaatst, wordt het gesynchroniseerd met Dropbox in de cloud. Zie afbeelding 6:


Bij de andere online opslagdiensten gaat het op dezelfde manier.

Haal dezelfde truck uit op school. Mag dit niet, dan kun je altijd rechtstreeks bij jouw 'cloud'-dienst je bestanden up- en downloaden.

Tip #3: Voorzie een bestandsnaam altijd van de datum


Als je – eender wat voor – bestand opslaat, voorzie die bestandsnaam dan van de datum waarop je het bestand hebt aangemaakt. Zet die datum aan het begin van de bestandsnaam. Zorg er ook voor
  • dat je een duidelijke en begrijpelijke bestandsnaam gebruikt;
  • dat jouw bestandsnaam een duidelijke naam heeft. Aan de naam van het bestand moet je kunnen zien wat er in het betreffende bestand staat.
Voorbeelden:

  • 20150112_7a_RE_Blok 01_Les 09_som 3_Deelsommen.notebook
  • 20150113_7a_TA_Thema 03_les 02_Zelfstandige naamwoorden.notebook
  • 20150201_7a_OU_Excursie ijsbaan op 5 februari.docx
  • 20150202_TV_Notulen teamvergadering 12-01-212.docx
  • 20150204_7a_GE_Thema 2_Romeinen_De goden.notebook
  • 20150205_7a_SP_Thema 03_Woordpakket 03.docx
Het „format” is dus:
jjmmdd_Doelgroep_Vak_thema/onderwerp/les/hoofdstuk_Omschrijving
Op deze manier staan de opgeslagen bestanden altijd in de volgorde van datum en kun je de bestanden snel terugvinden.


Tip #4: Zet Google Drive, OneDrive, Dropbox of STACK op je mobiel devices


Zet de apps van Google Drive, OneDrive, Dropbox of STACK ook op je tablet en/of smartphone. Ook deze apps zijn gratis en heb je jouw 'school'-bestanden altijd bij de hand.


Tip #5: Gebruik 'Instapaper' om 'links' van websites te 'archiveren'


Instapaper is een gratis online webtool waarmee je websites, online documenten en wat dan ook op het web kunt bewaren. Handig als je die websites, documenten later wilt gebruiken bij of voor je lessen. Er zijn ook apps voor Android en Apple. Volgens mij gratis, maar dat weet ik niet zeker. Ik gebruik Instapaper niet op mijn smartphone. Ben je geïnteresseerd in deze webtool, lees dan mijn blogpost 'Instapaper: Vergeet nooit meer een online lesidee, educatieve website o.i.d.'.
Maak in Instapaper ook mappen, waarin je websites archiveert die je voor je lessen wilt gebruiken.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Plaats hier je reactie.

Opmerking: alleen leden van deze blog kunnen een reactie plaatsen.