dinsdag 9 februari 2016

Privacyverklaring Generator: genereer een privacyverklaring voor de schoolwebsite

Heeft jouw school een privacyverklaring op de website?
Als een (basis)school op een of andere manier persoonsgegevens van ouders/verzorgers, leerlingen en andere belangstellenden via haar website vraagt, dan is de school wettelijk verplicht op grond van de 'Wet bescherming persoonsgegevens' (Art. 33) op haar website een privacyverklaring (privacy statement) te plaatsen.
"Het plaatsen van een privacyverklaring is verplicht op elke website waarmee persoonsgegevens worden verzameld. Dit is vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op naleving van de Wbp en kan organisaties dwingen om maatregelen te nemen in het geval van een overtreding. De belangrijkste maatregel die de Autoriteit Persoonsgegevens kan nemen, is de uitoefening van bestuursdwang. In dat geval eist de Autoriteit Persoonsgegevens van de overtreder dat hij de overtreding binnen een bepaalde termijn ongedaan maakt. Ook kan de Autoriteit Persoonsgegevens een dwangsom opleggen of een boete uitschrijven. Bijvoorbeeld wanneer de verwerking van persoonsgegevens niet, onjuist of te laat is aangemeld. (Bron)"
Bij het vragen van 'persoonsgegevens' via de website van de school kun je denken aan gegevens die een school vraagt bij
  • het invullen van een contactformulier (e-mailadres, naam en eventueel telefoonnummer),
  • het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief,
  • het plaatsen van een berichtje op een ‘digitaal prikbord’,
  • het via de website aanvragen van informatie over de school, e.d.

Inhoud privacyverklaring

In een privacyverklaring moet – zo heb ik uit de geraadpleegde bronnen begrepen – in ieder geval het volgende staan:
  • de gegevens van de school (naam en adresgegevens van de school en een contactadres voor privacygerelateerde vragen).
  • welke privacygevoelige gegevens de school verzamelt, bijvoorbeeld namen en e-mailadressen via het contactformulier op de site, IP-adressen, e-mailadressen t.b.v. het versturen van de nieuwsbrief en informatie, enz.,
  • met welk doel de school deze gegevens verzamelt (beantwoorden e-mail, versturen van de nieuwsbrief, per e-mail kunnen verstrekken van schoolinformatie, mededelingen, e.d.),
  • of de school een digitale nieuwsbrief verstuurt en hoe de ouders hun 'digitale abonnement' desgewenst kunnen beëindigen (moet ook onder iedere digitale nieuwsbrief staan),
  • hoe ouders/verzorgers expliciet toestemming kunnen geven voor het eventueel plaatsen van hun namen en/of die van de leerlingen op de nieuwsbrieven,
  • hoe men inzage kan verkrijgen in de opgegeven persoonsgegevens en deze kan (laten) corrigeren,
  • wanneer deze persoonsgegevens worden verwijderd (bijvoorbeeld als een kind de school verlaat of de gegevens om een andere reden niet meer relevant zijn),
  • hoe de digitaal verstrekte persoonsgegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld tegen verlies, hacken of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking),
  • Ik zou hier nog aan willen toevoegen: het beleid inzake het plaatsen van namen en foto's van leerlingen en ouders/verzorgers op de website.

Foto’s van leerlingen en ouders op de schoolwebsite?

Als er op schoolwebsite foto’s worden geplaatst van school- en/of groepsactiviteiten/-evenementen en op deze foto’s staan leerlingen en/of ouders afgebeeld, dan dient aan de ouders/verzorgers toestemming te worden gevraagd  voor het mogen plaatsen van deze foto’s. De privacyverklaring dient dan ook te vermelden hoe deze toestemming wordt gevraagd en hoe ouders/verzorgers te kennen kunnen geven (alsnog) bezwaar te hebben tegen plaatsing op de website. Zie het artikel van Kennisnet.nl: 'Foto's gebruiken? Dit moet je weten over privacy, portretrecht en auteursrecht'
"Als je als school via je schoolwebsite of via sociale media foto's of video's wilt verspreiden waarop leerlingen te zien zijn, moet je daar altijd toestemming voor vragen. Maar wat doe je als ouders willen dat je een foto verwijdert? En hoe kun je rekening houden met het portretrecht en auteursrecht?" Lees meer »
Voor alle duidelijkheid: ik ben géén jurist. Het is daarom raadzaam – voordat je een privacyverklaring op de schoolwebsite zet – deze te laten checken door een jurist – wellicht een ouder – die kennis heeft van dit soort zaken. Een privacyverklaring dient – volgens mij – ook de goedkeuring te hebben van de MR (zowel de ouder- als de leerkrachtengeleding, want ook de namen en/of foto’s van de leerkrachten staan vaak op schoolwebsites). Wellicht is het ook aardig om de Oudervereniging van e.e.a. in kennis te stellen. En.., voor klassenweblogs geldt natuurlijk exact hetzelfde!

De 'Privacyverklaring generator': hulpmiddel bij het maken van een privacyverklaring

Via een tweetal artikelen, namelijk
vond ik op de website 'Veilig Internetten' de 'Privacyverklaring generator', een applicatie ontwikkeld door het Ministerie van Economische Zaken in samenspraak met platform voor de informatiemaatschappij ECP. "Na bruikbaarheidstesten in het veld en een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens is de applicatie nu online gezet op de website Veilig internetten. (Bron)"
"Het plaatsen van een privacyverklaring op je website is verplicht als je persoonsgegevens verwerkt. De privacyverklaring generator op deze website helpt je om een privacyverklaring te maken die zo goed als mogelijk is toegespitst op jouw bedrijf. De tekst die je na het invullen van de tool op je website kunt plaatsen, biedt jouw websitebezoekers geen algemeen verhaal, maar geeft hen inzicht hoe jouw bedrijf met persoonsgegevens omgaat. Wil je dus zo transparant mogelijk zijn naar je klanten en voldoen aan de wetgeving, genereer dan je privacyverklaring met behulp van deze tool. (Bron)"
 en
"Als mkb'er lever je goederen en diensten aan klanten. Hiervoor heb je persoonsgegevens nodig. Wat je met deze gegevens doet, vertel je aan je klant in een privacyverklaring op je website. Hiertoe ben je ook wettelijk verplicht. Met deze tool maak je een privacyverklaring op maat die voldoet aan wettelijke verplichtingen. De privacyverklaring is ook te gebruiken voor persoonsgegevens die je offline verzamelt. Bijvoorbeeld via de telefoon of schriftelijk. De verklaring wordt daarnaast in begrijpelijke taal opgesteld en zo kort mogelijk gehouden. Daardoor wordt de drempel voor klanten om een privacyverklaring ook écht te lezen en te begrijpen een stuk kleiner. De uiteindelijke privacyverklaring zal niet voor elk bedrijf volledig zijn. Win bij twijfel juridisch advies in. (Bron)"

Vervang het woord 'bedrijf'/'mkb'er' door het woord 'school' en 'klanten' door 'ouders' 

De 'privacyverklaring generator' is bedoeld voor het midden- en kleinbedrijf. Ik denk dat scholen het ook best kunnen gebruiken als uitgangspunt bij het maken van een privacyverklaring. Beantwoord de vragen met in je achterhoofd "Ik ben geen bedrijf, maar een school...". Vragen waarop je geen antwoord kunt geven laat je open of je vult maar iets in. Je kunt namelijk de met de 'privacyverklaring generator' gemaakte privacyverklaring opslaan als 'txt'-bestand ('tekst'-bestand) en deze openen in 'Word' en dan - daar waar nodig - wijzigen, aanpassen, aanvullen en het document opmaken.

Is de 'privacyverklaring' naar wens, dan kun je er in 'Word' een 'pdf'-document van maken en uploaden naar de schoolwebsite. Op de website plaats jeeen 'link' naar het document. Je kunt de privacyverklaring uiteraard ook opnemen als 'pagina' op de website.

Instructiefilmpje 'privacyverklaring generator'

Bekijk hieronder het instructiefilmpje waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe je de 'privacyverklaring generator' gebruikt.


Interessant om te lezen...

Meer publicaties over privacy op school:
Privacy algemeen:

Website 'privacyverklaring generator'


Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Plaats hier je reactie.

Opmerking: alleen leden van deze blog kunnen een reactie plaatsen.