maandag 17 oktober 2016

Welke klus op school heeft prioriteit..? Beslis met de 'prioriteitenmatrix' van Eisenhouwer

In de tijd dat ik schoolleider was, maakte ik in het kader van timemanagement vaak gebruik van een handig 'gereedschapje': de 'Prioriteitenmatrix van Eisenhower'.
Ik maakte zo'n 'matrix' om mijn prioriteiten te stellen m.b.t. allerlei werkzaamheden / activiteiten die dagelijks op school moesten gebeuren.

Die 'prioriteitenmatrix' tekende ik - meestal aan het begin van de maand - op een A4-tje. Aan het begin van iedere maand maakte in een 'prioriteitenmatrix'. Uitgangspunt voor een eerste invulling was de 'jaarplanning'. Vervolgens besliste ik over de 'prioriteit' van de overig 'klussen' die mij bekend waren. Nadat de 'prioriteitenmatrix' klaar was, bracht ik alles over naar mijn 'werkagenda', uiteraard rekening houdend met zich plotseling voordoende 'calamiteiten'. Ik plande daarvoor 'flexibele' tijd in mijn agenda. De agenda werd met potlood ingevuld, zodat werkzaamheden zonder gestreep konden worden 'verschoven'. In mijn 'werkagenda' had ik (flexibele) 'blokken' gemaakt conform de 'prioriteitenmatrix'.

In deze blogpost vind je vier tools waarmee je een 'prioriteitenmatrix' kunt maken. Eén tool kun je alleen op je computer gebruiken. De andere drie tools staan in de cloud. Je kunt ze dus op je computer, tablet en smartphone gebruiken; dus altijd bij de hand.

Aan het eind van deze blogpost vind je een tweetal te downloaden voorbeelden van een 'prioriteitenmatrix'.

Uitleg over de 'prioriteitenmatrix'

Een uitgebreide uitleg m.b.t. het gebruik van de 'prioriteitenmatrix' vind je in het artikel 'Prioriteiten stellen - De prioriteitenmatrix van Eisenhower' op de website '
(...) De prioriteitenmatrix van Eisenhower bestaat uit vier kwadranten die ontstaan door twee tegenstellingen tegenover elkaar te zetten: belangrijk vs. onbelangrijk en dringend vs. niet dringend..." Lees het volledige artikel »
Zie ook het onderstaande filmpje:

Filmpje: 'The Eisenhower matrix: How to manage your tasks with EISENHOWER'



De 'prioriteitenmatrix' is niet zalig makend. Er zijn allerlei kanttekeningen bij te plaatsen: vaak heb je geen invloed op zaken die niet 'ingepland' zijn, maar die tussendoor komen, zoals onverwachte en plotselinge 'brandjes blussen', calamiteiten en noem maar op...
Het is m.i. zinvol om dagelijks tijd 'vrij' in te plannen - aan het einde van de werkdag - voor dit soort plotseling voordoende zaken. Word je tijdens het werken aan een 'klus' plotseling onderbroken, dan heb je 'ruimte' in je 'dag'-agenda om deze onderbreking op te vangen. Doet er zich niets voor, dan kun je die tijd (aan het eind van de werkdag) gebruiken om iets te doen aan zaken die in 'kwadrant 4' staan.

Filmpje: 'Using the Eisenhower Matrix'




Een 'prioriteitenmatrix' maken op je computer (laptop, tablet, smartphone)


#1. Met behulp van de app 'Sticky Notes' (Windows 10)

Met behulp van de app 'Sticky Notes' (Plaknotities) kun je in Windows 10 een heel simpele 'prioriteitenmatrix' maken op je 'bureaublad'. Iedere keer als je jouw computer aanzet, verschijnt ook deze 'prioriteitenmatrix'. Zie afbeelding 1:

Afb. 1: Eenvoudige 'prioriteitenmatrix' m.b.v. 'Sticky Notes'
Zet naast de 'prioriteitenmatrix' een snelkoppeling naar bijvoorbeeld 'Google Agenda' en je hebt alles handig bij elkaar staan.

#2. 'Prioriteitenmatrix' met de gratis online tool 'Trello'

Met de gratis webtool 'Trello' kun je een 'prioriteitenmatrix' maken die je op al je apparaten kunt gebruiken. Zie afbeelding 2:

Klik op de afbeelding om te vergroten
Afb. 2: 'Prioriteitenmatrix' bij Trello

Een voorbeeld kun je ook zien op de site van 'Trello'.
Ook in je 'Trello'-prioriteitenmaxtrix' kun je een lijstje maken waarin je een 'link' kunt maken naar je online agenda (bijvoorbeeld 'Google Agenda').

#3. Een 'prioriteitenmatrix' in 'Google Keep'

Een gratis en op al je apparaten te gebruiken 'prioriteitenmatrix' kun je ook maken in 'Google Keep'.
Je kunt in 'Google Keep' desgewenst nog een 'link' plaatsen naar bijvoorbeeld 'Google Agenda'. Zie afbeelding 3:

Klik op afbeelding om te vergroten
Afb. 3: 'Prioriteitenmatrix' in Google Keep


#4. Alles-in-één: 'Google Agenda' (Zou nu mijn voorkeur hebben :-)

Met 'Google Agenda' - en ongetwijfeld ook met de online agenda in 'Microsoft Outlook Online' - heb je de mogelijkheid om - met een beetje creativiteit - een 'prioriteitenmatrix' te maken. Zie afbeelding 4.
  • Aan de rechterkant van je agenda heb je de mogelijk een 'takenlijst' te maken.
  • Maak 5 'takenlijstjes':
    - Een 'ALGEMENE TAKENLIJST'. Hierin noteer je alle werkzaamheden.
    - Dan de takenlijsten: 'URGENT/BELANGIJK', 'NIET URGENT/BELANGRIJK', 'URGENT/NIET BELANGRIJK' en 'NIET URGENT/NIET BELANGRIJK'.
  • Vervolgens beoordeel je de werkzaamheden in de 'ALGEMENE TAKENLIJST' op hun prioriteit en verplaatst ze naar één van de overige lijstjes.
  • Een andere mogelijkheid is één takenlijst. Zet dan achter iedere 'taak' de prioriteit in de vorm van een 1, 2, 3 of 4.
  • Je kunt ook de 'jaarplanning' in de agenda zetten. Je hebt dan echt 'alles-in-één'. 

Klik op afbeelding om te vergroten
Afb. 4: Schermafdruk 'Google Agenda' - Takenlijsten


Gratis te downloaden en te gebruiken 'prioriteitenmatrix'


#1. 'Prioriteitenmatrix' gemaakt met 'Google Spreadsheets'

Onderstaande 'prioriteitenmatrix' heb ik gemaakt met 'Google Spreadsheets'. Je kunt desgewenst de 'matrix' hier kopiëren / downloaden. De 'cellen' zijn niet beveiligd; je kunt de matrix dus helemaal naar je hand zetten. Zie afbeelding 5:

Afb. 5: Schermafdruk 'prioriteitenmatrix' gemaakt met 'Google Spreadsheets'

#2. 'Prioriteitenmatrix' gemaakt met 'Microsoft Word 2010'

Onderstaande 'prioriteitenmatrix' heb ik gemaakt met 'Microsoft Word 2010'. Je kunt desgewenst de 'matrix' hier bekijken / downloaden. De 'cellen' zijn niet beveiligd; je kunt de matrix dus helemaal naar je hand zetten. Zie afbeelding 6:

Afb. 6: Schermafdruk 'prioriteitenmaxtrix' gemaakt het 'Microsoft Word 2010'

Je kunt dit document hier downloaden / bekijken. Het is niet beveiligd, dus je kunt het naar eigen wens aanpassen / veranderen.

Nederlandstalige artikelen over de 'prioriteitenmatrix'

Meer artikelen over de 'Eisenhower prioriteitenmatrix' vind je op Google - eisenhower matrix' »

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen

Plaats hier je reactie.

Opmerking: alleen leden van deze blog kunnen een reactie plaatsen.